Een sterke informatiestrategie dankzij een beproefd communicatienetwerk

Extrema Outdoor is een festival voor 18+ dat zich richt op techno-fanaten van alle leeftijden. Het promoot zichzelf als een lokaal niche-festival gelegen temidden van de natuur, maar het trekt jaarlijks ook internationale muziekliefhebbers aan. Dit driedaags festival telt 25.000 bezoekers per dag en zit daarmee aan de maximum capaciteit die het huidige terrein biedt. Om een vlot verloop van het festival te garanderen, heeft de organisatie een duidelijk crowd management plan, maar ook een duidelijke informatiestrategie. 

Sinds 2024 maakt Extrema Outdoor gebruik van het SafeSign-communicatienetwerk. Vanuit het content management systeem worden alle boodschappen ingepland en instant live gezet.  

Extrema kiest voor sturende boodschappen in functie van hun crowd management strategie. Zo komen de bezoekers tijdig aan bij de juiste podia of worden districten afgesloten als de publiekscapaciteit bereikt wordt. Ook rond het terrein wordt ingezet op optimale verkeersveiligheid, zo wordt signalisatie instant aangepast van zodra bepaalde parkings volzet zijn.

​Er worden ook waarschuwingen voorzien in functie van preventief drugsbeleid. Tijdens Extrema Outdoor kunnen bezoekers pillen deponeren bij het testlabo. Wanneer gevaarlijke substanties ontdekt worden, worden de bezoekers onmiddellijk op de hoogte gebracht via het SafeSign-netwerk. Zo werden tijdens de editie van 2024 diverse waarschuwingen uitgestuurd, telkens met duidelijke afbeelding van de pil.

​Deze editie van Extrema Outdoor viel letterlijk in het water, maar dat hield de bezoekers en de organisatie niet tegen. De weersverwachtingen werden minutieus opgevolgd, regen werd snel afgewisseld door zon. De organisatie wist telkens ruim op voorhand aan te kondigen wanneer een felle regenbui werd verwacht en dit via de talloze schermen. Buiten het terrein verliep de in- en uitstroom zonder lange wachtrijen dankzij de snel uitrolbare Crowd Beacons. 
​

Oog voor creativiteit, met de robuuste SafeSign Crowd Control software

De huisstijlelementen van Extrema Outdoor werden voor de start van het festival ingeladen in het SafeSign content management systeem. Tijdens het evenement kan vanuit de CP-Ops live zowel kleur, tekst als visual aangepast worden wanneer nodig. Hier werd veelvuldig van gebruik gemaakt telkens weerman Ruben Weytjens hevige regen aankondigde.

In totaal werd een Crowd Management planning gemaakt voor meer dan 20 schermen, waarvan SafeSign Crowd Beacons, SafeSign Wayfinding schermen en SafeSign infoschermen, waaronder Crowd Management panelen aan beide ingangen. De SafeSign software voorziet een strakke en robuuste infrastructuur waarmee kleine en grote hoeveelheden schermen steeds met low-latency bereikbaar blijven.

"Vanuit de CP-Ops communiceren we instant met de bezoekers via het SafeSign-netwerk, dankzij de vele Crowd Beacons, Wayfinding- en infoschermen op en rond het terrein."

Lomme Valkeneers - mede-organisator

Snelle uitrol, dankzij de SafeSign Crowd Beacon-formule

CrowdBeacons? Dat zijn super heldere schermen op voet tot 4 meter hoog. Ze zijn speciaal ontworpen met stevige constructie en getest tot windkracht 10. Een organisator kan enkelzijdige, dubbelzijdige of vierzijdige exemplaren kiezen of combineren.

​​Ze worden kant-en-klaar geleverd en hebben voldoende aan één enkele stroomaansluiting. Is er geen elektrische aansluiting voorhanden, dan levert The Safe Group een stille generator.

​Het SafeSign netwerk stuurt naadloos content naar de Crowd Beacons, waardoor volle parkings instant werden afgesloten. Extrema Outdoor koos er voor om een extra SafeSign medewerker in te schakelen via The Safe Group, zodat de vaste marketing medewerker op o.a. persrelaties, inhoudelijke boodschappen en on-site VIP-evenementen kon focussen.

Benodigdheden

Digital Signage

Event ICT

WiFi

Crowd Beacon